Comment devenir secrétaire médicale ?

secrétaire médicale

Le poste de secrétaire médicale est une fonction stratégique au sein d’un service médical ou paramédical. Généralement occupé par les femmes, il se résume à mettre en relation les patients avec leur médecin traitant et/ou avec d’autres spécialistes de la santé. Si ce métier vous intéresse, lisez ce guide, vous y retrouverez les moyens pour y accéder.

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Plusieurs options s’offrent à vous lorsque vous souhaitez embrasser la profession de secrétaire médical. Vous pouvez donc choisir de passer par une école privée, à travers la fonction publique ou par une formation continue.

Devenir secrétaire médicale dans le privé

Pour devenir secrétaire médicale, vous avez besoin d’un titre professionnel de secrétaire-assistant médical ou médico-social. C’est un diplôme de niveau IV, reconnu au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP). Pour l’obtenir, vous devez suivre une formation de secrétaire médicale. L’accès est conditionné par un diplôme de niveau V, notamment un certificat d’aptitudes professionnelles (CAP) ou le brevet d’études professionnelles (BEP).

Après l’obtention de votre diplôme, vous pourrez directement exercer votre métier de secrétaire médicale ou médico-social au sein d’un établissement médical privé.

Devenir secrétaire médicale dans la fonction publique

Il vous est également possible de travailler dans la fonction publique hospitalière en tant que secrétaire médicale. Un concours niveau baccalauréat est nécessaire pour ce faire. Après avoir été admis au concours, vous pourrez exercer au sein de la fonction publique hospitalière ainsi que dans divers établissements de santé tels que les hôpitaux publiques. 

Toutefois, il convient de préciser que le titre professionnel de secrétaire assistant médico-social est la formation la plus recommandée pour acquérir toutes les connaissances et les aptitudes nécessaires à l’exercice de ce métier. La préparation au concours assistant médico-administratif de la fonction publique hospitalière permet aux postulants de s’entraîner aux différentes épreuves dudit concours. Il est généralement organisé en trois catégories à savoir les catégories A, B et C. Ces dernières correspondent à trois niveaux de diplôme : 

  • Bac +3 ou plus pour les concours de la catégorie A ;
  • Pour la catégorie B, un minimum du Bac ou son équivalent est requis ; 

En ce qui concerne la catégorie C, aucune condition de diplôme n’est requise, mais il serait judicieux d’être titulaire d’au moins un certificat d’aptitude professionnelle (CAP).

Devenir secrétaire médicale après une formation continue

Les adultes en voie de reconversion peuvent aussi accéder au titre professionnel de secrétaire-assistant médico-social à travers une formation continue. Si vous souhaitez vous reconvertir pour devenir secrétaire médicale, vous pouvez vous inscrire à une formation de l’éducation nationale. Elle est dispensée par des professionnels et accessible dès le niveau troisième ou aux titulaires d’un BEP ou d’un CAP. Toutefois, il n’est pas exclu que certains organismes de formation exigent un niveau baccalauréat minimum.

La formation de secrétaire médicale offre deux types de formation. Vous aurez le choix entre vous former en présentiel ou à distance à travers des cours en ligne. Elle dure généralement entre 450 et 900 heures. Cela représente 6 à 12 mois de formation, selon les centres de formation.

Par ailleurs, cette formation professionnelle prévoit un stage de perfectionnement obligatoire au sein d’un centre hospitalier, d’une durée de 6 à 8 semaines. En effet, il permet à l’étudiant de monter son dossier professionnel et de réussir son examen. Vous pouvez travailler parallèlement à votre formation grâce à une formation en alternance. Ce type de formation vise l’acquisition d’une expérience pertinente et rapide. À l’issue de la formation, vous obtiendrez une certification ou un titre professionnel reconnus par les employeurs.

Les missions de la secrétaire médicale

La secrétaire médicale est le premier interlocuteur que les patients rencontrent dans un cabinet médical ou établissement de santé. Elle prend en charge un certain nombre de tâches administratives relatives aux visites médicales ainsi qu’à l’activité des soignants (médecin, infirmière, chirurgien, aide-soignant, etc.)

La secrétaire médicale joue non seulement le rôle d’agent d’accueil mais aussi d’assistant de direction. Ses missions correspondent donc à :

  • Accueillir les patients et leurs accompagnateurs ;
  • Répondre au téléphone et assurer la prise de rendez-vous ;
  • Gérer les agendas des médecins ;
  • Faire les comptes-rendus des consultations ;
  • Gérer le courrier physique et électronique, les dossiers médicaux et les feuilles de soins ;
  • Veiller à la transmission des documents administratifs.

Ainsi, pour exceller dans ses missions, cette professionnelle doit maîtriser l’activité en général, les contraintes, et les besoins du professionnel médical qu’elle assiste.

Les qualités requises

Parce que la secrétaire médicale est en contact permanent avec les patients, il est nécessaire qu’elle détienne des qualités interpersonnelles spécifiques. Elle doit notamment : 

  • Avoir le sens de l’organisation : cette qualité est requise parce que les tâches principales liées à ce poste concernent la gestion. La secrétaire médicale doit donc être très organisée pour  gérer de façon optimale, les dossiers médicaux des patients et l’agenda des soignants. 
  • Être rigoureuse : le respect des procédures administratives requiert beaucoup de rigueur, car c’est un domaine délicat qui peut influencer le bon fonctionnement de l’établissement de santé.
  • Avoir le sens du relationnel : parce que toujours en contact avec les patients, il est nécessaire qu’une secrétaire médicale ait le contact facile. Cela lui permet d’accueillir  avec bienséance les patients et de garder de bonnes relations avec le personnel médical. En outre, les procédures administratives sont allégées, c’est par là que commence la guérison du patient. 
  • Savoir communiquer : la fonction de secrétaire médicale implique la manipulation, la conservation et la transmission d’informations à divers types de personnes (patients, médecins, chirurgien, etc). Pour cela, il est capital que ce professionnel sache s’exprimer aisément et sache adapter sa communication en fonction du destinataire de l’information.
  • Être empathique : il arrive parfois que les secrétaires médicales annoncent des nouvelles aux patients par téléphone. En outre, elles peuvent être amenées à expliquer le déroulement de certains soins de santé. L’empathie leur permet d’exécuter cette tâche avec tact. Pour ce faire, il est important qu’elles disposent d’une certaine empathie pour le faire avec beaucoup de tact.

Étant donné que les médecins sont soumis au secret professionnel, la secrétaire médicale doit faire preuve d’une grande discrétion.

En conclusion, si vous envisagez de devenir secrétaire médicale, vous disposez de trois options. En premier lieu, l’obtention du titre professionnel de secrétaire-assistant médico-social. Deuxièmement, vous pouvez passer par concours interne ou externe de la fonction publique. En dernier ressort, passer par une formation en continue peut garantir votre reconversion vers le poste de secrétaire médicale.

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