assistant administratif
4 fois dans les derniers 319 jours, dernièrement 2021-10-29
Responsabilités
- fixer les rendez-vous du·de la Directeur·rice des finances
- responsable de la réservation des salles, matériels de traduction, matériel informatique etc. pour les réunions
- préparation, suivi et mise a jour du plan annuel des besoins en achats et contrats
Voir plus +49 - suivi du budget et vérification des écritures comptables
- contrôle des budgets liés aux achats et contrats : création des bons de Commande, contrôle des procédures
- les réponses à l’ensemble des questions de présélection
- pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu
- préparation et mise en œuvre des paiements et gestion des pièces justificatives, saisie des données dans Navision, en lien avec les départements concernés
- gestion et classement des dossiers papier et informatique
- préparation et mise en œuvre des paiements et gestion des pièces justificatives, saisie des données dans Navision
- tenir à jour le calendrier des réunions
- préparation et suivi du plan annuel des besoins en achats et contrats
- approvisionnement en matériel et fournitures, en lien avec le service des achats et les différents chefs de projet du programme DECC
- appui au directeur du programme CCES dans les tâches de maintien des relations avec les partenaires, pays d’intervention et cellules internes de la CPS, ainsi que les tâches de gestion de projet, de programmation ou d’initiatives en termes de compilation d’expériences, consolidation de documents, etc
- gestion du planning de réunions et missions de l’équipe
- appui à la préparation des programmes prévisionnels de dépenses et du budget annuel de l’unité
- appui à l’organisation et suivi des missions de l’équipe CCES y compris les propositions d’agenda et de fonds de dossier
- appui à la planification et à l’organisation des évènements
- appui à la préparation des programmes prévisionnels de dépenses et du budget annuel du programme
- organiser la logistique pour le compte du·de la Directeur·rice des finances et des personnes placées sous sa responsabilité directe
- coordonner le classement des archives des documents électroniques du Département des finances
- enregistrer auprès du service des achats les équipements et le matériel dont dispose le Département des finances
- approvisionnement en matériel et fournitures, en lien avec le service des achats et le programme DECC
- préparation des documents liés aux événements
- contribuer à faciliter les audits, conformément aux exigences des bailleurs, en préparant notamment les documents comptables
- classer et archiver les documents et archives des finances
- recueil de l’ensemble des documents justificatifs et archivage aux fins d’audit
- appui à l’organisation et suivi des missions de l’équipe de l’unité finance climat, y compris les propositions d’agenda et de fonds de dossier: contrôle du respect des politiques de la CPS, établissement des documents de voyage, per diem, remboursements, modifications après le début du déplacement, et contrôle des documents post-mission
- fonctions - L’Assistant/e administratif/ve doit assurer de manière efficace diverses tâches administratives et de secrétariat en appui au·à la Directeur·rice des finances, dont les équipes sont réparties entre Suva et Nouméa, et veiller à la bonne gestion des dossiers que traite le·la Directeur·rice et des affaires courantes du Département des finances
- au besoin, établir le procès-verbal des réunions
- gestion et classement des dossiers papier et informatique, élaboration des plans de classement , tenue à jour des dossiers
- responsable de la réservation des hôtels, billets d’avion nécessaires pour l’équipe et pour les participants, en conservant les justificatifs
- le cas échéant, diffuser dans les délais les documents requis pour les réunions
- traiter les demandes de paiement et d’achat adressées au Département et les soumettre à la personne responsable pour approbation
- organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 26 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance
- veillez à répondre à toutes les questions de présélection
- organisation logistique et secrétariat des réunions d’équipe
- appui aux démarches de suivi DECC-CPS
- rédiger les courriers du·de la Directeur·rice des finances, en tant que de besoin
- organiser les déplacements selon les modalités les plus économiques avec les prestataires de services de voyage retenus par la CPS
- veiller à ce que tous les services d’appui administratif nécessaires soient mobilisés
- S’assurer que les procédures d’achat de biens et de services sont conformes à la Politique de la CPS relative aux achats
- assurer la coordination des mises à jour de la page intranet du Département des finances
- décrivez votre expérience en gestion administrative en appui à un directeur, un superviseur ou l’intégralité d’un service
- il·Elle occupe les fonctions suivantes : appui administratif et comptable, soutien à l’organisation d’événements, missions et voyages et supervision des achats et des contrats pour la division CCES
- contribution à la rédaction des contrats et amendements en s’appuyant sur les modèles standards et le soutien de l’équipe ‘achats’ de la CPS
- œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité
- gestion du planning de réunions et missions du directeur et organisation logistique et secrétariat des réunions d’équipe
- assumer toute autre fonction ou responsabilité qui pourrait lui être confiée par le·la Directeur·rice des finances
- quels points essentiels selon vous sont nécessaires à la coordination de réunions ou ateliers ?
- il·Elle fournit un appui et des services administratifs au programme, en veillant à ce que toutes les politiques et directives de la CPS relatives aux achats, aux voyages et à la gestion financière soient respectées
- appuyer les audits externes et internes et répondre aux questions s’y rapportant
Exigences
- expérience professionnelle effective et attestée de la gestion et de la comptabilité de projets
- aptitude à travailler de manière autonome
- sens de la communication
Voir plus +9 - bonne maîtrise de l’environnement informatique Microsoft
- excellentes capacités de communication, d’organisation et de gestion du temps
- le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e
- capacité à travailler de façon polyvalente et à respecter les délais
- excellentes qualités relationnelles, bon esprit d’équipe et aptitude à travailler dans un environnement participatif et multiculturel
- bonne maîtrise de l’outil informatique, connaissance approfondie de MS Office
- elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs
- un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles
- excellent niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral
mauvais classement - l'entreprise a reçu de mauvaises notes
Salaire dans d'autres entreprises sur le poste assistant administratif
DUALIS partner | 15000 € | 2916 € 15000 € |
ASS GEST MARPA LE VERGER | 8500 € | 2916 € 15000 € |
ROBERT HALF SAS | 3500 € | 2916 € 15000 € |
KARA TRAVAIL TEMPORAIRE | 3333 € | 2916 € 15000 € |
RECRUTIA | 3333 € | 2916 € 15000 € |
KAPTIV | 3000 € | 2916 € 15000 € |
BENTOUCH GROUPE | 3000 € | 2916 € 15000 € |
MIRANDA INTERNATIONAL | 2916 € | 2916 € 15000 € |
ATRIX INTERNATIONAL | 2916 € | 2916 € 15000 € |
EMPLOI SOLUTIONS | 2916 € | 2916 € 15000 € |