OXILA

Responsabilités

• vous interviendrez en support auprès de 3 départements
• nous recrutons un / une assistant/te administratif/ve dans le cadre d'un remplacement
• vous mettrez à jour divers tableaux de reporting
  Voir plus +40
• CDD de 2 mois
• assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, des visiteurs et du personnel
• gestion des agendas de la direction générale
• répondre aux appels des opérationnels et clients externes et traiter les demandes saisies par les opérationnels
• gestion administrative et principal contact du projet Paris
• vous assurez le suivi administratif des dossiers techniques
• la gestion administrative des contrats de service de tous prestataires et fournisseurs
• gérer l’ensemble des factures liées aux Services généraux
• suivre les factures, dépenses et commandes auprès des prestataires et des fournisseurs
• assistanat administratif polyvalent auprès de l’ensemble des services supports
• gérer les commandes de fournitures de bureaux et consommables
• gestion des demandes d’achats, suivi des approbations, saisie dans le système ERP, enregistrement, et création de fournisseurs
• gérer les demandes de taxi et parfois les réservations d’hôtel
• gestion du courrier
• coordination des agendas, mise à jour du planning opérationnel projet, comptes rendus des réunions
• réception et contrôles des factures
• rédaction des rapports, organisation et comptes rendus des réunions, etc
• assurer la création des badges
• gestion des badges
• gérer les salles de réunions
• suivi budgétaire des dépenses du site, maintien à jour du budget d’investissement et reporting
• gestion des notes de frais, planification de déplacement et agendas
• mettre à jour divers tableaux et reportings
• trier le courrier/recommandés/colis
• organisation des réunions et gestion des salles de réunion
• assister au quotidien des Directeurs et des responsables localisés, le cas échéant, à distance
• elaborer et mettre en œuvre des protocoles et des procédures avec les différents acteurs du projet
• suivre le budget
• assurer le suivi administratif des dossiers techniques
• gestion du contrôle d'accès
• support administratif à la gestion de communication
• gérer les badges d’entrée
• organisation des déplacements professionnels
• gérer leurs agendas et préparer les dossiers nécessaires et la tenue des réunions
• gestion documentaire du projet
• création de comptes fournisseurs
• coordonner et planifier les interventions
• remise des badges aux nouveaux collaborateurs
• traiter les litiges
• accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des colis

Exigences

• anglais courant
• de formation supérieure, vous disposez d'une expérience similaire
• avoir une expérience de 3 à 5 ans
  Voir plus +36
• vous êtes polyvalent, avenant, réactif et vous vous adaptez rapidement
• de formation supérieure vous êtes fortement impacté par les thématiques du développement durable
• le poste proposé nécessite un bon relationnel, du dynamisme, de la rigueur, une très bonne présentation
• reconnu pour votre capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse vous faites preuve d'organisation et de rapidité dans l'exécution de vos tâches
• avoir les qualités de leadership et êtes force de conviction pour recueillir l’adhésion de vos interlocuteurs
• maîtrise du logiciel SAP en anglais
• expérience minimum de 2 ans dans une fonction similaire
• vous êtes autonome, force de proposition
• capable de gérer les priorités vous avez le sens des responsabilités et savez respecter les délais
• maitriser l’utilisation des logiciels bureautiques
• rigueur et organisation
• vous avez une bonne présentation, assez discret, mais efficace
• poste en temps partiel 24H par semaine en CDD pour 3 mois
• il s'agit d'un poste à 35h/semaine du lundi au vendredi
• dynamique curieux et polyvalent vous aimez apprendre et souhaitez rejoindre une équipe dynamique
• vous avez le sens des responsabilités et avez la discrétion nécessaire liée à la nature des informations auxquelles vous aurez accès
• sens du service et sens des priorités
• bonne aisance informatique et connaissance du pack Office
• possibilité d'adapter les horaires et jours de présence
• L'intégration est prévue à partir de lundi 21 Février 2022
• maîtrise des outils bureautiques
• de formation supérieur vous avez une première expérience en accueil sur un site avec des mission d'assistanat service généraux
• de formation supérieure, vous avez une expérience minimum de 3 ans significative dans une fonction similaire
• de formation supérieure, vous disposez d'une expérience similaire de minimum 3 ans
• de formation supérieur, vous disposez d'une première expérience en assistanat
• de formation supérieure vous êtes dynamique, créatif, proactif et réactif
• titulaire d'une formation supérieure, vous faîtes preuve de réactivité et justifiez d'une expérience similaire
• allemand indispensable
• langue de Travail exigé
• polyvalence et gestion des priorités
• prise de recul indispensable car les appels ne sont pas simples à gérer
• rémunération 12€brut/h
• accueil téléphonique et des visiteurs
• vous maitriser l’utilisation des logiciels bureautiques
• vous savez travailler en toute autonomie et vous êtes un partenaire de confiance dans le suivi des prestations offertes aux collaborateurs
• expérience minimum de 3 ans significative dans une fonction similaire

Gains pour le poste assistant administratif

Offres actuelles pour le poste:

Responsabilités

• effectuer les opérations courantes concernant les litiges liés à la comptabilité fournisseurs
• assurer le traitement des factures fournisseurs
• traiter les factures et les accusés de réception qui n'ont pas été rapprochés automatiquement
  Voir plus +6
• analyser les factures présentant des anomalies et rechercher les informations auprès des établissements pour les résoudre
• alerter sa hiérarchie en cas de problème bloquant
• déclencher et résoudre les litiges fournisseurs
• OXILA crée et apporte ainsi des solutions adaptées aux spécificités de ses clients
• veiller à réduire les délais de résolution des litiges au maximum
• bac en comptabilité

Exigences

• codifier une facture
• capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues et stressantes
• codifier un mandat
  Voir plus +10
• codifier un titre
• capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue
• logiciels comptables
• saisir les factures
• capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche, quels que soient les imprévus et les obstacles de réalisation rencontrés
• vous avez 2 ans d'expérience sur un poste similaire
• connaissance des outils informatiques
• exemple : garder son calme
• exemple : travailler efficacement sans responsable
• exemple : faire preuve de volonté, d'assiduité, de régularité, rebondir après une erreur

Gains pour le poste comptable

Responsabilités

• renseignement des fournisseurs
• tenue du tableau de suivi regroupant les différents PO saisis
• création de comptes fournisseurs
  Voir plus +13
• gestion des petites fournitures
• réception et contrôles des factures
• support à la préparation des Accords de Confidentialité
• demande de comptes informatiques des sous- traitants
• gestion des litiges
• transport 50%
• suivi du paiement des factures
• support aux demandes de badge et enregistrement dans l'outil interne
• support au référencement et évaluation des nouvelles sociétés
• compte rendu hebdomadaire à l'équipe comptabilité sur les litiges en cours
• aide à la clôture financière
• gestion de la signalétique et affichage de la communication interne
• gestion du process lié à la mise en place et au renouvellement des plans de prévention en cas d'intervention d'une société extérieure dans les locaux du client

Exigences

• votre dynamisme et votre aisance relationnelle vous permettront d'assurer ce remplacement dans le cadre d'un congé maternité
• poste à pouvoir courant janvier 2020
• maîtrise du logiciel SAP en anglais
  Voir plus +5
• rigueur et organisation
• sens du service et sens des priorités
• A l'aise dans l'environnement achat , vous avez une bonne maîtrise de l'outil informatique notamment le pack office
• vous êtes issu d'une formation BAC + 2 en achats/gestion/commerce et avez une première expérience réussi en assistanat dans un service commercial
• bac +2

Avantages

• mutuelle

Commerce

• commercial et vendeur

Responsabilités

• gestion des appels entrants candidats/clients
• mise à jour et analyse des reportings internes liés au suivi clients
• relance des équipes de consultants sur le suivi des postes
  Voir plus +2
• traitement de l'ensemble des demandes clients : par téléphone, email, plateformes dématérialisées clients
• traitement de l'ensemble des demandes clients : par téléphone, email, plateformes dématérialisées clients

Exigences

• vous disposez d'une formation dans le domaine de l'accueil ou de la relation clients
• vous avez une première expérience dans la relation client par téléphone et aimez la gestion d'un standard téléphonique
• vous faites preuve de rigueur, avez une forte réactivité et des capacités relationnelles
  Voir plus +4
• poste 35h
• rémunération 1750€
• standardiste administratif relation clientèle
• date : 16 janvier 2020

Commerce

• administratif

Gains pour le poste standardiste

Responsabilités

• renseignement des fournisseurs
• tenue du tableau de suivi regroupant les différents PO saisis
• création de comptes fournisseurs
  Voir plus +6
• réception et contrôles des factures
• gestion des litiges
• compte rendu hebdomadaire à l'équipe comptabilité sur les litiges en cours
• transport 50%
• suivi du paiement des factures
• aide à la clôture financière

Exigences

• maîtrise du logiciel SAP en anglais
• rigueur et organisation
• sens du service et sens des priorités
  Voir plus +3
• assistant Administration des ventes
• bac +2
• date : 26 janvier 2020

Avantages

• mutuelle

Commerce

• commercial et vendeur