assistant administratif
4 fois dans les derniers 241 jours, dernièrement 2022-07-19
Responsabilités
- saisit des courriers, des documents ou des données dans une base
- L'assistant.e administratif.ive travaille en étroite collaboration avec la direction, notamment sur le suivi RH/Social et la gestion du secrétariat du siège de l'Ireps Occitanie
- reçoit des visiteurs dans les locaux, les renseigne et les oriente vers les personnes demandées
Voir plus +19 - contribue à la gestion des déplacements et réservations des intervenants extérieurs
- contribue en articulation avec ses collègues à l'accueil des nouveaux arrivants et à la réactualisation du livret d'accueil
- met à jour les procédures administratives
- réceptionne et transmet des appels aux interlocuteurs concernés, prend et restitue les messages
- diffusion de documents
- vous assistez la direction , les chargés de projet et de documentation ainsi que les administrateurs dans l'exercice de leurs missions
- il/elle a en outre des activités d'accueil, information, administration, gestion et documentation en lien avec l'ensemble d'une équipe régionale
- gestion de l'accueil téléphonique et physique / Gestion mail du siège
- gère la boîte mail du siège de la structure : réponses, orientations, rediffusion des informations
- accueille le public
- gère et optimise la logistique et l'intendance
- pôle administratif
- poste placé sous la responsabilité de la direction
- assure le suivi et la transmission des documents au cabinet social : arrêts maladies, courriers, contrats
- effectue le traitement du courrier : enregistrement, affranchissement, tri et diffusion aux personnes concernées
- L'assistant.e administratif.ive travaille en étroite collaboration avec la direction, notamment sur le suivi social/RH
- il/elle a en outre d'autres activités d'accueil, information, administration, gestion et documentation
- vérifie l'état du stock de fournitures, identifie les approvisionnements nécessaires et établit une liste de commandes
- effectue les opérations de classement et d'archivage
Exigences
- accueillir une clientèle
- archiver des dossiers et documents de référence
- classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Voir plus +28 - coordonner l'activité d'une équipe
- définir des besoins en approvisionnement
- modalités d'accueil
- organiser des déplacements professionnels
- organiser la logistique des recrutements et des formations
- orienter les personnes selon leur demande
- outils bureautiques
- planifier des rendez-vous
- préparer les commandes
- réaliser la gestion administrative du courrier
- réaliser un suivi d'activité
- réaliser une gestion administrative
- saisir des documents numériques
- suivre l'état des stocks
- utilisation d'outils collaboratifs
- office
- culture associatif
- réaliser un suivi administratif du personnel
- rigueur dans la gestion administrative et dans les transmissions d'informations
- junior accepté avec formation initiale en RH ; à défaut de formation initiale, expérience exigée dans le suivi social/RH
- esprit de collaboration
- connaissance du secteur associatif appréciée
- très bonnes compétences rédactionnelles
- méthode de classement et d'archivage
- compétences informatiques
- discrétion indispensable liée au poste
- poste en CDI basé au siège, à Toulouse
- formation initiale de niveau bac +2
Avantages
- mutuelle
Salaire dans d'autres entreprises sur le poste assistant administratif
| DUALIS partner | 15000 € | 2916 € 15000 € |
| ASS GEST MARPA LE VERGER | 8500 € | 2916 € 15000 € |
| ROBERT HALF SAS | 3500 € | 2916 € 15000 € |
| ROBERT HALF SAS | 3500 € | 2916 € 15000 € |
| KARA TRAVAIL TEMPORAIRE | 3333 € | 2916 € 15000 € |
| RECRUTIA | 3333 € | 2916 € 15000 € |
| SCI CLERY | 3166 € | 2916 € 15000 € |
| KAPTIV | 3000 € | 2916 € 15000 € |
| BENTOUCH GROUPE | 3000 € | 2916 € 15000 € |
| MIRANDA INTERNATIONAL | 2916 € | 2916 € 15000 € |