secrétaire
9 fois dans les derniers 334 jours, dernièrement 2024-06-09
Responsabilités
- au sein de l’UFR Sciences et Techniques, la/le secrétaire pédagogique assiste les responsables du pôle Biologie-Biochimie
- accueillir, informer ou orienter les étudiants licences et Master, en lien avec les chargés de missions
- au sein de l’UFR Sciences et Techniques, la/le secrétaire pédagogique assiste les responsables du pôle Mathématiques
Voir plus +53 - polyvalent, vous répondez aux demandes d’une grande variété d’interlocuteurs
- assurer la gestion des appels téléphoniques, planifier les rendez-vous et répondre aux demandes de renseignements
- assurer le relais des inscriptions administratives des étudiants à chaque rentrée universitaire
- contrôler la recevabilité et la complétude des dossiers dématérialisés de demande de bourse
- assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Chimie
- collecter les devis demandés par le responsable de service et suivre l'émission des bons de commande par le service financier du siège académique
- saisir les conventions de stage et en assurer le suivi administratif
- mettre en forme des tableaux et documents synthétiques de suivi
- il est un appui à l'enseignant chargé de mission Développement des Partenariats de la composante
- participer à la préparation de la journée portes ouvertes et des salons étudiants
- polyvalent, vous répondez aux demandes d'une grande variété d'interlocuteurs
- préparation des évènements liés au département
- suivi de la remontée des notes pour la préparation des jurys de semestres et d’année
- prévoir et mettre à disposition les matériels nécessaires aux contrôles continus et examens en collaboration avec la scolarité
- assister le Chargé de communication
- contribuer, en appui, au suivi des services d’enseignements du département en lien avec l’administration de l’IUT : Saisie des services prévisionnels et validation des services faits des heures des titulaires du département Vérification des dossiers de recrutement et saisie des services des vacataires du département
- accueillir et orienter les visiteurs
- recueillir et consigner les informations et les pièces complémentaires nécessaires à un dossier
- assister la chargée de mission dans la vérification des PV de jury
- assurer la prise de notes lors des réunions et la rédaction des comptes rendus
- sous la responsabilité des RSA de l’IUT et rattaché fonctionnellement au chef du département gestion des entreprises et des administrations , vous assurez le secrétariat pédagogique du BUT GEA
- S’informer auprès des personnels de la structure concernée de l’état d’avancement d’un dossier et en informer les demandeurs
- activités principales
- sous la responsabilité du Responsable du Bureau des Relations Internationales
- participer à l'organisation logistique d'événements confiés au service Communication
- assurer l’affichage d’informations du département, et sa mise à jour
- il/Elle facilite la circulation et la transmission de l’information ainsi que les demandes entre les personnels enseignants, les responsables de pôle et l’UFR-ST
- assurer une activité de veille sur les outils de communication externe
- assurer l'archivage du service Partenariat en respect de la réglementation en vigueur
- organiser les rendez-vous et réunions du chargé de mission, rédiger les compte-rendu ou relevés de décision
- filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous
- participer aux évènements liés à l’établissement
- il/Elle travaille en appui des différents services administratifs et techniques au sein du pôle disciplinaire Biologie-Biochimie aussi bien dans le domaine de la scolarité, financier et des ressources humaines
- assurer le suivi de l’évolution des effectifs
- il/Elle travaille en appui des différents services administratifs et techniques au sein du pôle disciplinaire Mathématiques aussi bien dans le domaine de la scolarité, financier et des ressources humaines
- collecter les informations à partager par les centres départementaux, services du siège académique et responsables pédagogiques
- mettre à jour les données dans le domaine d’activités
- contribuer, en appui, à la Gestion financière du département : En concertation avec les responsables de services TP, établir les demandes de bon de commande et vérifier les livraisons Vérifier les factures d’achat avec les commandes et devis Suivre les stocks de matériels et de fournitures Tenir la comptabilité du département
- mettre à jour des informations pour l’établissement du livret de l’étudiant, de la cartographie des enseignements et des modalités des contrôles des connaissances des cycles licences et masters
- mettre en forme les résultats de l’enquête sur l’évaluation des cycles licences et master par les étudiants
- le Secrétaire Partenariats et Communication de l'INSPÉ Centre Val de Loire est rattaché aux pôles Ressources et Vie de l'Institut
- suivi des conventions de partenariats en lien avec le chargé de mission et le Responsable des Services Administratifs Adjoint en charge de la sphère financière et budgétaire
- organiser les réunions du BRI et, le cas échéant, participer aux réunions pour en transcrire les comptes-rendus
- au sein de l'IUT de Chartres, vous assurez les tâches de secrétariat du département Génie Industriel et Maintenance dans lequel sont délivrés un BUT
- contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l’interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques Éditer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite Suivre les absences Gérer les conventions de stage Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap Aider le responsable des emplois du temps pour la saisie
- assurer l’appui logistique du département : Participer à l’organisation des différentes manifestations du département Transmettre les demandes et besoins aux services techniques de l’IUT et en assurer le suivi
- sous la responsabilité des RSA de l'IUT et rattaché fonctionnellement au chef du département gestion des entreprises et des administrations , vous assurez le secrétariat pédagogique du BUT GEA
- être relais du responsable de service dans la communication externe en cas d'indisponibilité
- gestion de l’approvisionnement en fournitures et consommables pour le département
- planifier les missions des chargés de mission des cycles licences et master
- rédiger, par publipostage, les conventions de stage des étudiants entrants / sortants ; suivre le circuit de signature avant transmission aux interlocuteurs
- mettre à jour les outils de communication interne : chevalets, affichage, badges
- dans ce cadre, vous assistez le chef de département dans les tâches administratives et favorisez les relations entre l'administration, les enseignants et les étudiants
Exigences
- classer des documents
- rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- utiliser les outils bureautiques
Voir plus +27 - établir, mettre à jour un dossier, une base de données
- concevoir des tableaux de bord et les exploiter
- maîtriser la langue anglaise
- gestion administrative du courrier
- procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
- bonne maitrise des outils bureautiques
- capacité à faire face aux situations d'urgence
- capacité à rendre compte de son activité
- capacité à s'adapter aux changements
- maîtriser l'expression orale et écrite
- capacité d'écoute et d'adaptation
- savoir rendre compte
- capacité à s'adapter aux situations d'urgence
- formation Bac orientée assistanat de gestion / pédagogique
- sens relationnel / Sens de l’organisation
- la connaissance du logiciel Apogée est un plus
- formation Bac orientée vers les métiers de l’administration
- autonomie / Rigueur / Fiabilité
- sens de l’organisation
- bonne expression orale et écrite
- participer à l’établissement de plaquettes d’information sur le cursus des licences ou master
- disponibilité
- savoir analyser et hiérarchiser les informations
- polyvalence, Autonomie, Rigueur
- capacité à s'adapter aux changements et aux situations d'urgence
- excellent relationnel, Capacité d'écoute et d'adaptation
- adressez votre lettre de motivation et votre C
mauvais classement - l'entreprise a reçu de mauvaises notes
Salaire dans d'autres entreprises sur le poste secrétaire
| GROUPE MORGAN SERVICES | 24000 € | 20000 € 24000 € |
| GDS ORNE | 22000 € | 20000 € 24000 € |
| KM IMMO | 21600 € | 20000 € 24000 € |
| Le Mercato de l'Emploi | 21000 € | 20000 € 24000 € |
| TECHMO HYGIENE | 20500 € | 20000 € 24000 € |
| ASSOCIATION DE LA BRETECHE | 20330 € | 20000 € 24000 € |
| MSA AIN RHONE | 20100 € | 20000 € 24000 € |
| STANDARD TEXTILE PRODUCTION FRANCE | 20000 € | 20000 € 24000 € |