Salaire AGEPS

Responsabilités

• missions générales/objectifs
• assurer les fonctions de secrétaire de l’UF EADM
• activités permanentes
  Voir plus +55
• gestion des agendas, prise de rendez-vous
• accueil et gestion des appels téléphoniques
• organisation de réunions : réservation de salles et matériel informatique, préparation de documents, courriers d’invitation
• gestion des documents qualité dans l’outil de gestion qualité
• gestion des courriels fournisseurs et courriels hôpitaux
• élaboration des tableaux d’information des résultats d’appel d’offres, en lien avec les experts de l’unité
• commande de fournitures
• taux de réponses aux candidatures : 75%
• gestion des courriers et courriels à partir de documents types et mise à jour des courriers types, suivi de chronos
• le Service Approvisionnement et Distribution
• secrétariat des autres départements du pôle et des directions fonctionnelles de l’établissement
• d’achat, de gestion du référentiel des produits de santé, d’études médico-économiques
• mise à jour de documents d’information affichés dans l’unité
• définition des besoins qualitatifs et quantitatifs en dispositifs médicaux des hôpitaux AP-HP en lien direct avec les utilisateurs médico-soignants
• mise à disposition des documents ad hoc pour les réunions d’experts
• participer au secrétariat du DARPeM en collaboration avec l’autre secrétaire
• mise à jour de documents d’information affichés dans l’unité (organigramme, missions
• rédaction de CR de réunion
• reproduction, reliure et numérisation de documents
• liaison avec le service de maintenance
• classement et archivage
• suivi du circuit des dossiers de Marchés Négociés et gestion du tableau de bord des MN
• technique : cheffe du département
• accueil et assistance organisationnelle :- Organisation de réunions en présentiel ou visio - Suivi des documents relatifs au personnel : dossier d’accueil des nouveaux arrivants, mise à jour de l’annuaire et de la signalétique, prise en mains du logiciel de gestion électronique documentaire- Envois de courriers électroniques aux hôpitaux, autorités sanitaires et partenaires industriels- Ventilation du courrier reçu- Gestion des fournitures de bureau et consommables et relation avec les services Maintenance, Logistique et Informatique
• évaluation juridico-technico-clinico-économique des dispositifs médicaux proposés dans les procédures d’achats , en vue de leur choix et mise en marché et/ou de leur non choix
•  Autorité technique
• constitution et animation de commissions d’experts pour la synthèse concertée des besoins, l’analyse et le choix des dispositifs médicaux
• suivi de l’exécution des marchés, en lien avec les utilisateurs et fournisseurs
• mise en forme de documents
• collaboration active aux prévisions et au suivi des dépenses de dispositifs médicaux de par son activité intrinsèque d’évaluation et d’achat, en lien avec la Direction des achats et avec EMER, ESBUI au travers du plan d’actions de la COMEDIMS et du suivi des dépenses des dispositifs les plus coûteux
• mise à jour des listes d’experts médico-soignants APHP de l’unité
• secrétariat pour les activités d’information médicale et pharmacovigilance :- Courriers d’information sur les médicaments de l’EP AP-HP : oGestion de la base emails des clients oExtraction des clients sur l’interface informatique avec le service distribution oEnvoi des courriers clients et archivage papier et électronique
• UF EMER : Unité Fonctionnelle Etudes Médico- Economiques et Référentiel
• du cadre du service EPBU
• mise en œuvre des procédures nécessaires à la passation des marchés pour répondre aux besoins, dans le respect de la législation de la commande publique
• mise à jour du fichier fournisseurs
• rédaction et mise à jour de procédures et documents techniques relatives à l’activité de l’UF
• sous l’autorité fonctionnelle du chef de pôle
• les UF du service EPBU
• collaboration avec le CODIMS pour certains DM nouveaux ou innovants
• contribution au bilan d’activité annuel et au relevé d’indicateurs semestriel
• les fournisseurs de produits de santé
• activité en continu de veilles réglementaire et technique des dispositifs médicaux
• suivi en continu de l’offre du marché en lien avec le sourçage auprès des industriels du dispositif médical et en lien avec les instances de santé
• information en continu des hôpitaux relative à la vie des DM référencés en marchés centraux
• interlocuteurs extérieurs en lien avec le département
• UF ESBUI : Unité Fonctionnelle Evaluation Scientifique Bon Usage et Information
• participation active à la gestion de situation de crise en lien avec les directions
• activités ponctuelles ou spécifiques
• personnel médical : 3 pharmacien.nes, des étudiant.e.s en pharmacie
• UF EADM : Unité Fonctionnelle Evaluation et Achats de Dispositifs Médicaux
• le service peut accueillir des étudiants en pharmacie en stage, ou d’autres disciplines, ainsi que des apprentis en secrétariat
• personnel non médical : 2 ingénieur.e.s, 1 technicienne de laboratoire, 2 secrétaires, 1 cadre supérieur médico-technique partagé
• UF EAM : Unité Fonctionnelle Evaluation et Achats de Médicaments
• relais et/ou gestion des alertes sanitaires descendantes et des alertes ascendantes graves et information aux hôpitaux

Exigences

•  Rigueur, sens de l’organisation, sens de l’anticipation
• bac +2
•  Capacité de synthèse
  Voir plus +7
•  Sens du relationnel et sens du travail d’équipe
•  Adaptation à des situations d’urgence-métier
• connaissances associées
•  Facilité d’adaptation, autonomie, esprit d’initiative
•  Intégrité, confidentialité, discrétion
• du directeur des ressources humaines
• connaissance souhaitée du milieu hospitalier

Gains pour le poste secrétaire

Offres actuelles pour le poste:

Responsabilités

• décharger les camions à l’aide d’engins de manutention si permis CACES
• réalisation des inventaires tournants et annuels selon un calendrier prévisionnel
• il assure la gestion des médicaments de l’EP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DOM-TOM
  Voir plus +38
• activités du secteur expéditions
• réaliser le contrôle contradictoire lors du chargement des camions
• stockage en hauteur
• participation aux audits, aux auto-évaluations, aux inspections et au plan d’action qui en découlent
• mise à disposition des préleveurs des produits sujets à un prélèvement
• activités du secteur réception / mise en stock
• prise en charge de la manutention et de la mise en stock
• L’Unité Fonctionnelle LOGISTIQUE a pour mission la gestion et le suivi de l’ensemble des flux physiques des produits gérés et stockés au sein du service
• classer et archiver les documents de réception
• participation aux différentes activités de l’unité ou du département
• editer et gérer les documents liés à l’activité du secteur
• placé sous la responsabilité de l’Encadrant Logistique et du Cadre de l’Unité, le Gestionnaire de stocks assure la réception , le stockage, la préparation et la distribution nécessaires aux différents utilisateurs, en optimisant les stocks des matières premières, des articles de conditionnement, des produits finis, des gaz et des articles divers
• approvisionnement de la centrale de pesées et des ateliers de production en articles de conditionnement et matières premières
• appliquer les règles d’hygiène et de sécurité ainsi que les procédures établies par le SAD et les documents techniques
• contrôle des réceptions
• suivi de la gestion des stocks et déclenchement des commandes auprès du secteur Achats
• réception et changement des bouteilles de gaz
• accueillir les chauffeurs
• contrôler, vérifier et valider la livraison, la répartir et l’acheminer dans les différents quartiers
• activités du secteur préparation de commande
• prendre en charge les différents types de colis : standard, froid, urgence
• préparation et envoi des expéditions de matières premières et d’articles de conditionnement pour les sous-traitants du DPI
• transfert des produits finis au Service Approvisionnement et Distribution
• sous l'autorité hiérarchique du responsable du secteur ou de son adjoint, du cadre de l’unité, du cadre supérieur du service
• le Département de Production Industrielle a pour mission de produire soit en interne, sur le site de Nanterre, soit en externe, par le biais de la Sous-Traitance des médicaments ou des matières premières à usage pharmaceutique
• contrôle, tri, pesée et expédition des déchets pharmaceutiques
• participation à la rédaction et mise à jour de la documentation relative à ses activités
• les services d'assistance
• sortir du circuit de distribution et déclarer les litiges
• prendre en charge les palettes sorties de tour de stockage
• S’assurer du retour des bons de transport tamponnés par l’hôpital
• contrôler les produits qualitativement et quantitativement, les ranger par date de péremption
• cadre de l’unité
• le secteur LAUTREC assure toutes les activités décrites ci-dessus pour certaines références
• evacuer au fur et à mesure les cartons vides. Compacter les cartons et constituer la balle de cartons
• gérer les réassorts produits et consommables
• les autres unités du service
• eliminer les déchets d’emballage en suivant la filière adéquate

Exigences

• polyvalence dans les activités
• dynamisme, sens des initiatives, disponibilité
• ponctualité
  Voir plus +12
• esprit d’équipe
• rigueur, sérieux
• travailler en équipe, rigueur, organisation
• saisir et valider informatiquement des informations
• identifier, analyser, évaluer et prévenir les risques relevant de son domaine, définir les actions correctives/préventives
• utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
• permis CACES pour la conduite des engins de manutention
• choisir et utiliser des matériels, des outils de travail et / ou de contrôle, afférents à son métier
• bonnes connaissances des activités d’une plateforme logistique
• notions des Bonnes Pratiques de Distribution et de Fabrication
• notions des suivis de qualité
• contact candidature : recrutement.ageps.eps@aphp.fr ou anne.salettes@aphp.fr ou anne.boisinot@aphp.fr

Responsabilités

• directeur de l’investissement
• assure la gestion des dossiers techniques
• missions spécifiques
  Voir plus +25
• participe à l’élaboration des marchés de maintenance et de fournitures
• réalise de petites études techniques pour la main d’œuvre interne
• D’évaluer au mieux les besoins des hôpitaux, afin de leur fournir l’ensemble des produits précédemment évoqués
• etabli le plan de formation de son secteur avec l’appui du relais RH de la Direction de l’Investissement
• L'ensemble des cadres de la Direction des Investissements
• participe à la veille règlementaire
• programme les contrôles règlementaires et assure la levée des remarques
• anime les réunions nécessaires à la réalisation de ces objectifs
• missions permanentes
• organismes de contrôles techniques
• participation active à la démarche qualité engagée au sein de la Direction des Achats
• participe en collaboration avec le responsable du service technique à la définition des besoins techniques et à l’élaboration des projets de travaux techniques
• participe en collaboration avec le responsable du service technique pour le compte de l’AGEPS, à la définition des besoins de maintenance jusqu’à leurs planifications et réalisations
• evaluation des offres par l’étude des dossiers, tests techniques, évaluations cliniques et autres analyses
• la Direction des Investissements pilote toutes les activités relatives, aux investissements, aux travaux, à la maintenance et aux équipements du biomédical pour l’AGEPS
• assure la sécurité du parc matériel et des installations du bâtiment
• le département de la Maintenance est placé sous la responsabilité d’une Ingénieure Travaux et Maintenance
• de vérifier la bonne exécution du marché et ses modifications éventuelles tant au niveau de la qualité des produits et prestations que des clauses administratives
• manage son équipe au quotidien, défini les objectifs professionnels et en assure le suivi, accompagne ses collaborateurs dans le développement des compétences, de la motivation et de la responsabilité individuelle
• liaison hiérarchique direct : Le responsable du secteur « Evaluation et Achats des équipements biomédicaux »
• responsable des Services Techniques, s’appuyant sur deux Responsables de Maintenance , ainsi que sur une équipe de 10 agents à Nanterre et 3 agents à Paris
• développe les procédures de travail internes
• animation de groupes de travail permanents ou spécifiques
• au sein de l’AGEPS, la Direction des achats est compétente pour l’achat des produits de santé et des équipements biomédicaux utilisés dans les hôpitaux de l’AP-HP
• construit ses tableaux de bord d’activité et rédige son rapport d’activité annuel

Exigences

• esprit d’équipe
• esprit de synthèse et d'initiative
• réactivité
  Voir plus +28
• organisation
• méthode
• niveau Technicien Supérieur Hospitalier
• bonnes connaissances des technologies biomédicales générales et des équipements hospitaliers
• rigueur
• connaissance des marchés publics
• disponibilité
• sens relationnel et aptitude à la négociation
• mobilité
• connaissances des techniques du bâtiment
• expérimenté en matière de maintenance multi-technique
• expérience de terrain
• conduite de projets
• connaissance reconnue en électricité
• diplôme d’ingénieur
• qualité relationnelle
• connaissance en micro-informatique
• sens de la hiérarchie
• sensibilisation forte aux règles de sécurité
• maîtrise de la lecture des plans
• connaissance des contraintes règlementaires liées à l’activité pharmaceutique
• capacité de synthèse et aptitude à la rédaction
• rigueur, intégrité, discrétion
• connaissance des contraintes règlementaires liées à l’activité logistique
• débutant accepté
• maîtrise de la lecture de plans techniques
• formation Bac +2/+3 Filières du bâtiment
• aptitude à l’animation de groupes de travail et à la recherche de consensus

Responsabilités

• L’équipe est composée de 07 personnes, animée par un responsable logistique Générale et Hôtelière
• L’Accueil- Standard- Courrier
• S’implique dans la démarche qualité du service et de l’établissement
  Voir plus +29
• assurer les courses fixes et variables demandées par les services
• le Magasin Hôtelier
• accueil physique et téléphonique des visiteurs de l’AGEPS
• est consulté lors des réflexions sur les organisations de travail de son secteur d’activité
• tri du courrier poste et case
• rends compte au responsable de secteur de tout dysfonctionnement relatif à l’organisation du travail
• le Directeur des Affaires Economiques et Financières
• les Courses
• courrier
• la Gestion des Espaces Verts
• utilisation des équipements d’affranchissement, connaissance des produits postaux
• la Lingerie
• assure le nettoyage et l’entretien interne et externe des véhicules
• le Responsable du Service Logistique Hôtelière et Générale
• services Médico-Techniques, Administratifs, Techniques et Logistiques
• le suivi des Marchés Publics AP-HP
• accueil, renseigne et oriente les visiteurs de l’AGEPS
• transporteurs…
• le Service participe activement au développement de la Démarche Qualité de l’établissement en formalisant l’ensemble des procédures transversales relatives à ses missions
• participe au suivi technique du parc automobile de l’établissement
• activité sur les 2 sites
• suivant le secteur d’activité dans lequel il est affecté
• fournisseurs
• assurer l’ensemble des courses internes et externes demandées par les services utilisateurs de l’AGEPS. Appliquer les consignes et organisations définies par le responsable du secteur courses
• formation au port de charges, manutention
• le Service Logistique Hôtelière, Générale et de la Qualité est chargé d’assurer et de maîtriser les fonctions logistiques générales, permettant le bon fonctionnement de l’ensemble des services de l’AGEPS
• polyvalence sur les autres secteurs d’activités et les deux sites pour la continuité du service
• assure la traçabilité des courses effectuées en renseignant les documents internes au secteur
• centrale d’Achats

Exigences

• esprit d’initiative
• qualité relationnelle et esprit d’équipe- Sens du dialogue
• permis B- Certificat ADR
  Voir plus +10
• rigueur et méthode- Probité
• titulaire du CACES 3
• sens des responsabilités
• polyvalence
• esprit de synthèse
• toutes expériences dans un des domaines d’activités du service appréciée
• capacité à s’adapter rapidement à son environnement
• apprécie la diversité du travail, mobilité
• mode de fonctionnement, et fiches de postes de l’ensemble des secteurs d’activité du Service
• formation au permis cariste

Responsabilités

• contribuer à la meilleure définition des besoins des hôpitaux
• conception de fiche d’identité "fournisseurs" susceptible d’alimenter le référentiel "fournisseurs"
• mettre en œuvre les consultations en choisissant les procédures les mieux adaptées
  Voir plus +29
• recueillir et consolider les données relatives aux résultats des consultations et des marchés conformément à la méthodologie du programme PHARE
• il contribuera au dispositif de suivi infra-annuel des dépenses de produits de santé et des recettes afférentes
• de rapprocher ces consommations du niveau d’activité, selon différents niveaux de granularité
• évaluer et classer les offres proposées afin de permettre l’attribution des marchés
• calculer et analyser en première intention les indicateurs de la fonction achat
• il bénéficiera de l’appui des ressources du pôle analyse de gestion pour ses travaux
• assurer la notification et le suivi de l’exécution de ces marchés
• mettre en place des procédures qui garantissent la fiabilité des informations relatives à la performance achat et à leurs impacts budgétaires
• réaliser des études, de travaux de synthèse, relatifs à ce domaine d'activité
• mettre à disposition des utilisateurs des hôpitaux les informations relatives aux marchés centraux de produits de santé de l’AGEPS
• responsabilité : adjointe au Directeur
• conseiller les décideurs concernant les choix, les projets, les activités impactant ou impactés par ce domaine
• en lien avec les services impliqués, et au sein du pôle d’analyse de gestion en construction, concevoir et mettre en œuvre des méthodes et outils permettant d'analyser la typologie et l’évolution des charges de Titre 2 de l’AP-HP, en lien avec l’analyse pharmaceutique
• réaliser des études et des analyses dans le domaine de la performance des achats, ou en matière d’achats innovants
• de procéder à des comparaisons entre sites de l’AP-HP et au-delà
• directions fonctionnelles de l’AGEPS : Direction informatique, direction des affaires économiques et financières
• documenter les opportunités de gains achat susceptibles de justifier de nouvelles stratégies achat
• concevoir et optimiser les outils relatifs à la programmation les outils relatifs à la programmation pluriannuelle des consultations, au recensement des marchés notifiés et au suivi de la performance des achats
• au-delà des missions spécifiques au bénéfice de la direction des achats, le contrôleur de gestion sera intégré aux travaux du pôle d’analyse de gesion piloté par la DAEF et travaillera plus particulièrement avec le contrôleur de gestion dédié, entre autres
• le suivi des consommations par segments
• coordonnateur administratif, coordonnateur qualité des achats
• saisir, actualiser et proposer des évolutions relatives aux informations et rubriques des sites intranet et internet de la direction des achats de l’AGEPS
• elle se charge aussi d’assurer la mise en recouvrement de toute l’activité de ventes de médicaments
• son rôle s’étend jusqu’à la prise en charge des activités de logistique hôtelière et générale
• gérer et traiter les données / informations
• coordonner la mise en œuvre de l’enquête annuelle de satisfaction de la direction des achats et procéder à l’exploitation de ses résultats
• concevoir et réaliser des outils et / ou méthodes spécifiques selon les particularités du secteur
• tous les services de l’établissement, notamment le Service Evaluation Pharmaceutique et Bon Usage , le service financier, le Service approvisionnement distribution, la Direction des achats, le COMEDIMS
• conseiller la Direction des Achats dans l’élaboration des plans d’actions achat et dans la stratégie de communication destinée à renforcer les outils de dialogue de gestion locaux au service de la maîtrise renforcée des dépenses de produits de santé

Exigences

• analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine
• communication / relations interpersonnelles
• la connaissance du Code des Marchés Publics et des procédures d’achats sera
  Voir plus +15
• comptabilité analytique / publique
• appréciée mais non indispensable
• conduite de projet
• il est précisé qu’une formation en ce
• formation au contrôle de gestion
• gestion administrative, économique et financière
• domaine, sera assurée lors de la prise de fonction
• gestion de données, relatives à son domaine
• organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• motivation, dynamisme, polyvalence
• curiosité
• esprit d’équipe, Sens du contact
• master en contrôle de gestion
• maîtrise des outils bureautiques
• discrétion, diplomatie, maitrise de soi