Association Âges sans frontières " EHPAD et Lieux...

Responsabilités

• gérer le départ et l'arrivée du courrier, saisir, mettre en forme, éditer des documents
• le secrétaire polyvalent participe aux travaux administratifs de différents services en respectant les consignes et procédures en vigueur
• il centralise et transmet l'information afin de faciliter et favoriser la communication interne et externe
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• il assure le secrétariat courant de direction
• il assure la réception et l'expédition du courrier
• participer à la préparation de la paye
• il rédige sur consignes et met en forme des documents professionnels courants
• il assure le suivi de certains dossiers et projets
• participer à l’établissement des factures des résidents et au suivi de la facturation
• compléter et tenir à jour les divers agendas
• préparer les plannings des différentes unités et gérer les modifications de planning et les remplacements sous la responsabilité du chef de service
• il utilise les outils bureautiques et de communication actuels
• enregistrer les entrées et sorties, demander les renseignements administratifs auprès des familles ou responsables légaux, demander les prises en charge auprès des organismes
• il assiste l'encadrement afin d'optimiser la gestion de leur activité
• effectuer le contrôle de la caisse ainsi que diverses tâches de comptabilité
• dans sa fonction d'information et d'accueil physique et téléphonique, il fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle
• il est chargé de certains travaux administratifs, comptables et logistiques, au moyen d'un environnement bureautique informatisé
• organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l'information : gérer et traiter les informations, archiver et classer des dossiers, mettre en application la procédure de mise à disposition des dossiers, préparer la rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions, gérer les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité
• assurer le suivi et la gestion des dossiers du personnel : établir et tenir à jour les dossiers du personnel, établir les contrats de travail , effectuer la déclaration préalable à l’embauche, suivi au SPSTT, déclarer et suivre les arrêts maladies et les accidents du travail , etc…
• participer à l’intégration des nouveaux salariés

Exigences

• discrétion, adaptation, pondération, tolérance, patience, rigueur, sens de l’écoute, sens des responsabilités, respect du secret professionnel, sens du service
• expérience en établissement médico-social vivement souhaitée
• merci d’adresser votre candidature à l’attention de Monsieur François Ancilotto

Gains pour le poste secrétaire