assistante de direction
7 fois dans les derniers 313 jours, dernièrement 2020-08-28
Responsabilités
- accueil physique et téléphonique et organisation des messages
- accueil physique et téléphonique
- centralisation des échanges avec las autres assistantes des autres directions, DGA, DG, SG, SGR et Cabinet du Président
Voir plus +55 - organisation administrative et logistique des activités du Secrétariat Général
- relative autonomie dans l'organisation du travail
- interface entre les DGA et les directions
- interface entre la direction et les services
- garant de l'image de la direction • Relais d'informations vers le supérieur hiérarchique
- prise de notes lors des réunions, rédaction de comptes rendus et de tous types de documents administratifs
- gestion de l'agenda, organisation logistique des réunions et des déplacements
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- gestion des courriers via ODYSSEE
- réception, traitement et diffusion d'informations montantes et descendantes
- Organiser et coordonner l’ensemble des besoins administratifs de la direction
- préparation des dossiers
- traitement des parapheurs
- assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
- préparer et suivre les séances publiques
- elaborer des outils de gestion, de suivi et d’organisation en appui à l’ensemble des services de la Direction
- Assurer le secrétariat des cadres de la direction
- réaliser et gérer le fichier vœux du Président
- mettre à jour des bases de données
- mise en forme de documents et rédaction de compte-rendus
- traiter le courrier arrivé et départ
- vérifier les dossiers
- tri, classement et archivage des documents
- Gérer les moyens généraux de la direction
- coordonne la gestion administrative et logistique de la direction et assure le secrétariat des managers de la direction
- votre Mission : Vous apporterez une aide permanente aux élus, directeur général, au directeur général adjoint ou à un directeur en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
- traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
- suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale
- préparer les dossiers et les documents nécessaires à la préparation d'une séance
- garantie du respect de la charte graphique et des bonnes procédures administratives
- activités spécifiques
- créer et suivre les tableaux de bord
- accompagner l’élu€ à des réunions extérieures
- constituer, préparer et suivre administrativement les dossiers
- assistante de direction et coordinatrice administrative au sein du Service Travaux des Assemblées Direction de l'Assemblée Départementale et des Commissions
- gérer et suivre les arrêtés et décisions
- référent logistique
- contribuer à la recherche documentaire
- contrôler les parapheurs
- assurer une veille documentaire thématique
- enregistrer ou saisir des données informatiques
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- apporter un appui logistique dans la gestion des ressources humaines
- référent RH
- réceptionner et traiter les ’informations
- Suivre les rapports présentés par la direction à l’ensemble des instances du Département
- réceptionner et traiter les informations
- vous gérerez l’organisation administrative et technique des élus et des membres du Cabinet et assurerez l’interface entre les élus, le Cabinet, les directions et les partenaires
- etre relais de communication et informations
- accompagner l’élu à des réunions extérieures
- préparer les réunions
- relations éventuelles avec les usagers
- organiser la logistique des réunions
- assurer la polyvalence des assistantes du service administratif et financier du Cabinet et travailler en binôme avec les chargés de missions politiques publiques pour les assistantes auprès des vice-présidents
- Venir en appui de la vie associative à la mise en place des formations aux associations et au traitement de 1er niveau des questions des associations
Exigences
- vous avez un sens aigu de l’organisation ? Vos capacités relationnelles sont reconnues ? Vous souhaitez contribuer à l’animation du territoire ?
- rédacteur
- autonome et rigoureux, vous savez faire preuve de discrétion et d’initiative
Voir plus +8 - titulaire, à défaut contractuel
- BTS assistant de direction/assistant de manager
- vous avez le sens du travail en équipe et du service
- poste à pourvoir sur le cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux
- temps de travail
- idéalement issu d’une formation assistant de direction, vous avez disposez d’une expérience similaire vous ayant permis d’acquérir les compétences et les techniques dans ce domaine
- 39h par semaine, 50 jours de congés
- faire de discrétion et de rigueur, respecter la confidentialité
Avantages
- mutuelle
Salaire dans d'autres entreprises sur le poste assistante de direction
| TIMFRANCE + GIF | 4000 € | 2560 € 4000 € |
| CBRE HOLDING | 3333 € | 2560 € 4000 € |
| IGNES | 3166 € | 2560 € 4000 € |
| Angela Mortimer plc | 3111 € | 2560 € 4000 € |
| TERTIALIS | 2916 € | 2560 € 4000 € |
| ESPEREM | 2916 € | 2560 € 4000 € |
| SINTEL | 2916 € | 2560 € 4000 € |
| LE BON CANDIDAT RECRUTEMENT | 2750 € | 2560 € 4000 € |
| Cités Caritas | 2565 € | 2560 € 4000 € |
| TEMPORIS | 2560 € | 2560 € 4000 € |