assistant de direction
8 fois dans les derniers 357 jours, dernièrement 2020-01-31
Responsabilités
- la gestion de l'agenda en lien avec les interlocuteurs internes et externes de la Mission
- L'organisation et la préparation logistique de réunions
- la gestion de l’agenda en lien avec les interlocuteurs internes et externes de la Mission
Voir plus +49 - la gestion des moyens matériels de la Mission Stratégie
- vous assurerez également l’intérim de l’assistante du directeur général des services , notamment pour le suivi et la préparation de l’ordre du jour des instances de direction générale
- pour l’accueil physique, et l’orientation des appels téléphoniques de la direction générale des services et de la Mission Stratégie
- vous assurerez également l’intérim de l’assistante du directeur général des services , notamment pour le suivi et la préparation de l’ordre du jour des instances de direction générale
- est Ensemble est un établissement public territorial de la Métropole du Grand Paris qui réunit en Seine –Saint –Denis neuf villes unies depuis 2010
- gestion des fournitures administratives
- suivi du plan de formation de la direction, organisations des formations, gestion du portefeuille de formations demandées/envisagées et veille des formations existantes sur quelques thématiques ciblées
- pour l'accueil physique, et l'orientation des appels téléphoniques de la direction générale des services et de la Mission Stratégie
- un appui administratif sur les projets transversaux de la Mission et la préparation des dossiers
- enregistrement et suivi des demandes des usagers, notaires, …
- assistant de direction partagée Directeur général des services / Mission Stratégie
- accueil physique pour la direction, filtrage et orientation des appels téléphoniques
- D’autre part, vous assurez un rôle d’appui à l’assistante du DGS
- pour la gestion réactive du circuit des parapheurs et de leur suivi
- tenue à jour de l’organigramme de la Direction et de mise en forme, sur la base d’un modèle type, des logigrammes et procédures réalisées par les équipes métiers
- pise de rendez-vous et préparation des dossiers pour les agents d’exploitation
- L’ouverture, le tri, l’enregistrement et la répartition du courrier quotidien de la direction générale des services
- ouverture, tri, enregistrement et répartition du courrier quotidien
- sous la responsabilité de la directrice de l’eau et de l’assainissement, vous aurez pour principales missions d’assurer le secrétariat et l’intendance de la Direction
- L’ouverture, le tri, l’enregistrement et la répartition du courrier quotidien de la direction générale des services
- L'ouverture, le tri, l'enregistrement et la répartition du courrier quotidien de la direction générale des services
- gestion réactive du circuit des parapheurs et de leur suivi
- gestion de l’agenda de la Directrice des Ressources Humaines
- participer au classement et à l’archivage des rapports papier d’inspection télévisées et des demandes de branchement
- tenue d’agenda de la directrice, prise des renvois d’appel de la directrice et des 3 chefs de pôle et organisation de réunions
- classement et tenue à jour des contacts extérieurs
- mise sous parapheur des bons de commande
- suivi de la gestion de la flotte de véhicules VL de la direction
- L’organisation et la préparation logistique de réunions
- organisation et préparation logistique des réunions pour les différents pôles de la direction
- classement et tenue à jour des fiches de postes, annonces et autorisations RH des agents
- traitement des demandes des usagers, des partenaires, soit en direct, soit par renvoi vers les services
- comptes rendus de réunions
- gestion des moyens matériels de la DRH en qualité d’interlocuteur de la direction des moyens généraux
- sous l’autorité partagée du responsable de la Mission stratégie et de l’assistante du directeur général des services, vous assurez d’une part les missions d’assistanat pour cette Mission et notamment
- est Ensemble étant sorti du SEDIF depuis début 2018, elle analyse également les modalités d’une gestion en régie potentielle de son service public de l’eau potable
- rédaction/relecture de courriers et mails voire de notes simples, élaboration de compte rendus de réunion
- au sein d'Est Ensemble, la Mission Stratégie, rattachée au directeur général des services est une petite équipe de 3 personnes assurant d'une part, sur le plan interne, le pilotage et la coordination de projets transversaux et stratégiques, l'appui au pilotage de la direction générale, la communication interne, et, d'autre part, la coordination de l'action d'Est Ensemble avec les villes du territoire et les partenaires institutionnels dans le cadre du Grand Paris
- au sein d’Est Ensemble, la Mission Stratégie, rattachée au directeur général des services est une petite équipe de 3 personnes assurant d’une part, sur le plan interne, le pilotage et la coordination de projets transversaux et stratégiques, l’appui au pilotage de la direction générale, la communication interne, et, d’autre part, la coordination de l’action d’Est Ensemble avec les villes du territoire et les partenaires institutionnels dans le cadre du Grand Paris
- participation au tri et à la tenue à jour des contenus et intitulés des répertoires et fichiers de la DEA et en particulier de la cellule administrative
- enregistrement, tenue à jour d’un chrono courrier, avec scan systématique
- le directeur général des services pilote l'ensemble des services de la collectivité , et représente l'administration auprès des partenaires extérieurs et des élus
- appui administratif sur les projets transversaux de la direction et aux différentes missions des pôles de la DRH, en polyvalence
- suivi des astreintes prévues et réalisées de la direction, saisie dans Ciril et suivi de la mise à jour du contenu de la mallette d’astreinte
- relance des équipes, synthèse et mise forme des retours pour la mise à jour annuelle du rapport sur la qualité et les prix du service d’assainissement, vérification de sa cohérence , proposition d’amélioration de sa mise en forme
- accueil téléphonique de la direction, avec les 2 agents de la cellule administrative, sachant qu’il existe un centre de télé-appel commun la Direction de l’eau et de l’assainissement et à la Direction de la prévention et de la valorisation des déchets
- le directeur général des services pilote l’ensemble des services de la collectivité , et représente l’administration auprès des partenaires extérieurs et des élus
- vos missions secondaires, pour partie, en collaboration avec 2 collègues agents administratifs, consisteront à participer à l’accueil de la Direction , et, tant qu’elle existe sous sa forme actuelle, la gestion administrative des demandes de certificat raccordement au réseau d’assainissement
- vous assurerez également l'intérim de l'assistante du directeur général des services, notamment pour le suivi et la préparation de l'ordre du jour des instances de direction générale
Exigences
- avec une expérience souhaitée sur des missions similaires d’au moins 3 ans dans un poste similaire
- connaissance du statut de la fonction publique territoriale appréciée
- expérience préalable fortement souhaitée dans un poste similaire
Voir plus +28 - bonnes capacités rédactionnelles requises
- bonne connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale
- maîtrise avérée du pack office notamment publipostage
- utilisation du logiciel métier CIRIL
- bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale
- maîtrise avérée du pack office
- qualités d'organisation, de méthode et de rigueur
- maîtrise des outils de bureautique
- qualités d’organisation, de méthode et de rigueur
- sens du travail en équipe, excellentes qualités relationnelles
- sens du travail en équipe et en polyvalence, excellentes qualités relationnelles
- une appétence pour la technique serait appréciée, sans que cela ne nécessite aucune compétence spécifique initiale
- sens du travail collectif, curiosité, goût d’apprendre
- adaptation, réactivité et ouverture d’esprit
- capacité d'adaptation, réactivité et ouverture d'esprit
- organisation et sens de l’autonomie
- capacité d’adaptation, réactivité et ouverture d’esprit
- diplomatie, discrétion et respect du secret professionnel
- de formation BAC/BAC+2
- compétences requises : Expérience préalable fortement souhaitée dans un poste similaire
- qualités relationnelles et rédactionnelles
- capacité à travailler en autonomie et sur de l'activité multi-tâches
- discrétion
- poste à temps complet
- capacité à travailler en autonomie et sur de l’activité multi-tâches
- compétences requises
- cadre d'emplois des adjoints administratifs
- en savoir plus
Salaire dans d'autres entreprises sur le poste assistant de direction
| LCT PAIE | 21331 € | 4166 € 21331 € |
| ANONYME PARIS | 5000 € | 4166 € 21331 € |
| UNION D ASSURANCE ET DE BANQUE | 4583 € | 4166 € 21331 € |
| TALENTS UNIS | 4305 € | 4166 € 21331 € |
| UPSKILLS | 4166 € | 4166 € 21331 € |
| EXOS RECRUTEMENT & INTERIM | 4166 € | 4166 € 21331 € |
| SINTEL | 4166 € | 4166 € 21331 € |
| ADSEARCH | 4166 € | 4166 € 21331 € |
| AssisTalents | 4166 € | 4166 € 21331 € |
| ANVERGURE INTERIM & RECRUTEMENT | 4166 € | 4166 € 21331 € |