Les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs

Accueillir des visiteurs de manière fluide et professionnelle est essentiel, que ce soit dans un espace de coworking, une entreprise ou un lieu de travail partagé. Un bon système de gestion des visiteurs permet non seulement de suivre les
entrées et sorties, mais aussi de renforcer la sécurité et d’améliorer l’expérience utilisateur. Voici un aperçu des meilleurs outils disponibles.
1. Archie

Archie n’est pas seulement une solution complète pour la gestion des espaces de travail, mais elle propose également un système de gestion des visiteurs simple et efficace. Grâce à ses intégrations avec Microsoft Teams, Google Calendar, Outlook, Slack et d’autres plateformes, Archie simplifie la gestion de l’enregistrement des visiteurs et leur accueil, tout en automatisant des processus clés comme l’envoi de notifications et le suivi en temps réel. Ces intégrations permettent une communication fluide entre les différents outils de travail, rendant l’organisation au quotidien plus efficace. Le tout est accessible via une interface intuitive et moderne, pensée pour offrir une expérience utilisateur optimale à vos équipes. Archie est un leader de sa catégorie en gestion des visiteurs sur G2 et affiche des évaluations utilisateurs exceptionnellement élevées.
Il est important de noter que Archie propose un accompagnement et un support client en français.
2. Eden
Eden est une solution polyvalente qui va au-delà de la gestion des visiteurs. Elle permet aussi la gestion des espaces de travail, le suivi des demandes de maintenance, et bien plus encore. Côté visiteurs, Eden facilite l’enregistrement rapide, envoie des alertes aux hôtes, et propose des options comme la signature de documents ou l’impression de badges à l’arrivée.
3. Envoy
Envoy est l’un des leaders dans le domaine des systèmes de gestion des visiteurs. Connu pour son interface simple et élégante, Envoy propose des fonctionnalités comme l’enregistrement des visiteurs avant leur arrivée, des options de notifications en temps réel pour les hôtes, et un historique détaillé des visites. Il s’intègre aussi avec des outils de contrôle d’accès pour renforcer la sécurité des locaux.
4. Sine
Sine est un autre excellent choix pour les entreprises cherchant à simplifier l’accueil des visiteurs. Il offre des fonctionnalités comme les enregistrements à distance (pratique pour des événements ou des visiteurs réguliers), la signature numérique d’accords de confidentialité (NDA), et des intégrations avec les systèmes de sécurité pour gérer les accès. Son interface mobile permet également aux visiteurs de s’enregistrer directement depuis leur smartphone.
5. Proxyclick
Proxyclick est une solution haut de gamme qui met l’accent sur la sécurité et la conformité. Il propose une gestion des visiteurs fluide tout en veillant à respecter les réglementations en matière de protection des données. L’outil permet aussi d’automatiser l’enregistrement des visiteurs, d’envoyer des instructions d’accès par email et de créer des badges personnalisés pour chaque visiteur.
6. SwipedOn
SwipedOn est un système simple et efficace pour gérer les visiteurs. Ce logiciel est parfait pour les petites et moyennes entreprises qui recherchent un outil accessible et sans fioritures. SwipedOn propose des fonctions d’enregistrement rapide, l’envoi d’alertes aux hôtes, et même une fonctionnalité pour suivre les livraisons de colis.
Comment choisir le bon système de gestion des visiteurs ?
Avec autant d’options disponibles, comment choisir le système qui vous conviendra le mieux ? Voici quelques éléments à prendre en compte.
Les fonctionnalités de base
Chaque système de gestion des visiteurs doit répondre à vos besoins spécifiques. Vous avez besoin de gérer l’enregistrement des visiteurs, de suivre leurs allées et venues, ou de renforcer la sécurité ? Des solutions telles qu’Envoy et Proxyclick sont excellentes pour gérer des environnements avec un flux élevé de visiteurs, en dehors des bureaux traditionnels. En revanche, une solution comme Archie est spécialement conçue pour répondre aux besoins des bureaux et des espaces de coworking, offrant une gestion plus efficace et adaptée à ces contextes.
Les intégrations
Un bon système de gestion des visiteurs doit pouvoir s’intégrer avec vos autres outils, comme votre système de contrôle d’accès, vos solutions de communication (comme Slack ou Microsoft Teams), ou même vos outils de sécurité. Archie propose des intégrations intéressantes, tout comme Envoy et Sine, qui permettent de simplifier la gestion globale des visiteurs.
L’expérience utilisateur
Le système doit être simple pour les hôtes et les visiteurs. Si vos visiteurs doivent se battre avec une interface compliquée pour s’enregistrer, cela créera de la frustration. C’est pourquoi des solutions comme Archie et Envoy, qui se concentrent sur une expérience utilisateur fluide et moderne, sont souvent privilégiées.
La conformité et la sécurité
Pour certaines entreprises, notamment dans le secteur médical ou technologique, la gestion des données est cruciale. Des systèmes comme Proxyclick garantissent le respect des réglementations GDPR, en assurant que les données des visiteurs sont traitées avec soin et discrétion.
Le coût
Certaines solutions comme SwipedOn sont parfaites pour les petites entreprises avec un budget limité, tandis que des outils plus avancés comme Proxyclick ou Envoy peuvent être plus onéreux. Pensez à bien vérifier les tarifs et à évaluer si les fonctionnalités proposées justifient le coût pour votre entreprise.

Comment comparer les systèmes de gestion des visiteurs ?
Lorsque vous comparez les différentes solutions, voici quelques questions à vous poser.
- Les intégrations sont-elles compatibles avec votre écosystème actuel ? Si vous utilisez Microsoft Teams ou un système de contrôle d’accès particulier, des solutions comme Archie ou Sine pourraient être plus adaptées que SwipedOn.
- Le système est-il facile à utiliser pour tous ? Si vos hôtes et visiteurs ne sont pas très technophiles, optez pour un outil simple comme SwipedOn ou Archie. Pour des besoins plus avancés, Envoy ou Proxyclick peuvent être de meilleurs choix.
- La sécurité est-elle une priorité ? Si la protection des données de vos visiteurs est cruciale, optez pour des solutions conformes aux normes de confidentialité comme Proxyclick.
- Les visiteurs réguliers peuvent-ils s’enregistrer rapidement ? Si vous recevez souvent les mêmes visiteurs ou fournisseurs, des outils comme Sine permettent un enregistrement rapide grâce à des profils préenregistrés.
Comment ces outils améliorent-ils la gestion des visiteurs au quotidien ?
Ces systèmes de gestion des visiteurs ne sont pas seulement des outils pratiques, ils apportent de réels avantages à votre organisation, tant en termes de sécurité que de productivité.
1. Automatisation et gain de temps
Plus besoin de gérer manuellement l’arrivée des visiteurs. Les systèmes comme Archie et Envoy automatisent l’enregistrement, envoient des notifications aux hôtes, et permettent même d’imprimer des badges. Vous gagnez du temps et vos visiteurs se sentent pris en charge dès leur arrivée.
2. Amélioration de l’expérience d’accueil
Une première impression réussie est cruciale. Ces systèmes offrent une expérience fluide, que ce soit via une tablette à l’accueil ou une application mobile. Vos visiteurs peuvent s’enregistrer en quelques secondes, et vos hôtes sont immédiatement prévenus de leur arrivée. C’est à la fois professionnel et efficace.
3. Sécurité renforcée
Avec des outils comme Archie ou Sine, vous pouvez facilement suivre qui entre et sort de vos locaux. Vous avez également la possibilité de demander la signature de documents comme des NDA (accords de confidentialité) avant l’accès à certaines zones sensibles. Cela renforce la sécurité et protège vos données.
4. Traçabilité et gestion des données
Un bon système de gestion des visiteurs permet de garder un historique détaillé des visites. Cela peut être particulièrement utile en cas d’audit ou pour respecter certaines réglementations.
Conclusion
Un bon système de gestion des visiteurs est indispensable pour améliorer l’expérience d’accueil, renforcer la sécurité, et automatiser des tâches répétitives. Que vous soyez dans un grand bureau ou un espace de coworking, il existe une solution adaptée à vos besoins. Archie, Envoy, Sine ou Proxyclick : chaque outil a ses forces et ses spécificités. Prenez le temps de comparer les fonctionnalités, les intégrations et le coût pour choisir celui qui vous conviendra le mieux.