Comment faire un rapport d’étonnement ?
En quête d’amélioration, les entreprises demandent de plus en plus à leurs nouvelles recrues de rédiger un rapport d’étonnement. En effet, il s’agit d’un document dans lequel le nouvel employé doit décrire tout ce qui l’a étonné pendant sa période d’essai. Cet exercice demande beaucoup de temps et d’attention pour le nouveau salarié. L’objectif de ce document est d’avoir une idée du ressenti du nouvel arrivant sur l’entreprise. Il abordera des thèmes comme l’ambiance, l’environnement de travail, ou encore son intégration.
Si vous avez en projet de rédiger un rapport d’étonnement, vous devez prendre en compte les informations contenues dans ce nouveau guide.
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Rapport d’étonnement : qu’est-ce que c’est ?
Le rapport d’étonnement est un outil de management stratégique des ressources humaines. Il est rédigé par les nouveaux employés en se basant sur les premières semaines après leur intégration à l’entreprise.
L’idée ici est que le nouveau salarié apporte une vision critique, un regard neuf, un avis externe pouvant permettre à l’entreprise d’améliorer l’image qu’elle renvoie. C’est donc un bon moyen pour l’entreprise de mettre la main sur d’éventuels dysfonctionnements et d’effectuer des changements en cas de nécessité.
Parmi les synonymes du mot « étonnement » nous avons les mots : surprise, émerveillement, effarement, impression, entre autres. C’est dire que le rapport d’étonnement, bien qu’objectif, se doit d’être un constat personnel.
À qui est destiné le rapport d’étonnement ?
Encore appelé note d’observation critique, le rapport d’étonnement est généralement destiné au manager direct du nouvel arrivant. Il peut également intéresser la direction des ressources humaines et même la direction générale.
Toutefois, ce document est destiné à toute personne de l’entreprise qui a un intérêt à apprécier la capacité de la nouvelle recrue (stagiaire ou employé en période d’essai). Les points sensibles ici sont l’organisation interne et l’intégration des nouveaux salariés au sein de l’entreprise.
Un rapport d’étonnement peut aussi vous être favorable si vous êtes habile. En effet, vous pourrez vous démarquer auprès de votre hiérarchie en proposant dans votre rapport, des solutions pour l’évolution de l’entreprise.
Quels sont les objectifs du rapport d’étonnement ?
Le rapport d’étonnement a plusieurs objectifs tant pour l’employeur que pour le salarié. Pour l’entreprise, ce document :
- Met en exergue des axes d’amélioration au sein de la structure globale, ou d’un service ;
- Permet une remise en question permanente de son fonctionnement, ce qui contribue à l’amélioration de ses performances ;
- Montre les atouts et les points faibles avec un regard extérieur ;
- Fait émerger des idées novatrices qui n’avaient jamais été soulevées jusqu’alors.
Pour le salarié, rédiger le rapport d’étonnement facilite son intégration, car cet exercice de recherche lui permet de comprendre le fonctionnement de l’entreprise. De plus, le fait qu’il se sente écouté et que son avis soit considéré par la hiérarchie contribuera à sa motivation au travail.
Comment rédiger un rapport d’étonnement ?
Tout commence dès l’arrivée du nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Il lui est remis directement un modèle de rapport d’étonnement vierge dans lequel il devra noter ses premières impressions sur son nouvel environnement de travail. Ensuite, au fur et à mesure qu’il se familiarisera à son nouveau poste de travail, d’autres idées émergeront. Elles seront ensuite mentionnées dans le document en question.
Certaines entreprises demandent même à leurs stagiaires et alternants de rédiger un rapport d’étonnement. Grâce à leurs profils qui manquent très souvent d’expérience de terrain, ils pourront apporter des idées créatives et innovantes.
À présent que vous en savez un peu plus sur ce qu’est un rapport d’étonnement, nous allons vous proposez quelques astuces afin de vous préparer efficacement à sa production. Notre premier conseil serait de toujours garder avec vous de quoi noter dans le but de marquer vos différentes impressions.
Notez vos premières impressions
Avant de vous lancer dans la rédaction de votre rapport d’étonnement, prenez du recul et posez-vous les questions essentielles. Soyez attentif à votre nouvel environnement et à tout ce qui se passe autour de vous.
Pour formaliser votre rapport d’étonnement, les informations recueillies et la méthode de recueil de ces information sont très importantes. Afin d’étoffer votre contenu et lui donner de la crédibilité, vous devez soigner votre manière de récupérer les informations utiles au sein de l’entreprise. Il est important de combiner à votre sens de l’observation, d’autres petits réflexes, notamment :
- Questionnement : intéressez-vous à vos collègues directs et à ceux des autres services. Rassurez-vous d’être transparent et expliquez-leur la finalité de vos interrogations.
- Prise de notes instantanée : au fur et à mesure de votre intégration, notez tout ce que vous observez au sein de l’entreprise. La prise de note vous permettra de ne rien oublier et de structurer plus simplement votre document. Sinon, il sera davantage compliqué de rassembler vos souvenirs de manière objective.
- Relecture des notes : puis, ajoutez-y ce qui vous vient à l’esprit.
Prenez des pincettes en vous exprimant sur des points épineux, vous venez à peine d’arriver et il est possible que vous ne compreniez pas certaines pratiques.
Classez les informations recueillies
Une fois votre enquête terminée, vous devez organiser et hiérarchiser vos notes. C’est cette étape qui vous permettra d’entrer dans la phase de mise en forme proprement dite. Pour rendre votre rapport d’étonnement le plus complet et objectif possible, vous devez décrire vos impressions sur plusieurs facettes de votre expérience en entreprise. Vous pourrez par exemple parler de :
- Votre entretien d’embauche ;
- L’ambiance d’équipe ;
- Votre arrivée et votre intégration ;
- L’environnement et l’espace de travail (matériel, hygiène, cadre de travail…).
Sélectionnez minutieusement les informations à partager avec vos supérieurs. Notez les points faibles et les points forts de la structure et ensuite, faites des suggestions pour son amélioration. En tant que nouvelle recrue, ce sera l’occasion pour vous de faire vos preuves.
Rédigez une conclusion constructive
Même si une conclusion n’est pas nécessaire dans le rapport, il est quand même conseillé de l’insérer. Elle permettra de faire une synthèse de vos observations et les rendra intelligibles pour le destinataire du document. Privilégiez les points constructifs dans votre conclusion. Il est important que vous restiez positif et si besoin est, donnez des solutions concrètes aux problèmes de l’entreprise.
Évitez les « faux pas »
Vous devez être le plus objectif possible dans la rédaction de votre rapport d’étonnement. Évitez de vous focaliser uniquement sur les faiblesses de l’entreprise. Un contenu de qualité sera mieux reçu par la hiérarchie. Pour ce faire :
- Insérez autant de points positifs que de points négatifs : Il faut que votre contenu soit équilibré.
- Ne citez pas directement les noms de vos collaborateurs : Si vous avez ressenti un malaise au sein de votre équipe, prenez soin de toujours utiliser un ton positif pour le dénoncer dans votre rapport.
- Évitez de faire un rapport trop négatif : des termes trop stricts sont susceptibles de renvoyer une mauvaise image de vous. Cela pourrait freiner votre évolution au sein de l’entreprise.
- Faites attention à vos mots : appliquez la critique constructive. Expliquez courtoisement ce qui vous a mis mal à l’aise ou ce que vous n’avez pas compris.
En appliquant ces conseil, vous éviterez des malentendus dans votre rapport.
Quelle est la méthodologie de rédaction d’un rapport d’étonnement ?
La méthodologie peut varier d’un employeur à l’autre. Certaines entreprises peuvent décider d’interroger les nouvelles recrues de manière informelle tandis que d’autres peuvent décider de réaliser un grand oral. Mais la plupart du temps, le nouvel arrivant doit faire parvenir un rapport écrit ou remplir un questionnaire en ligne conçu par la direction des ressources humaines. L’objectif dans ce cas est que le salarié ne se retrouve pas devant une feuille blanche, sans véritablement savoir comment formuler ou agencer les informations.
Il arrive qu’une entreprise donne libre cours au nouveau venu, quant à la méthodologie de rédaction du rapport d’étonnement. Dans ce cas, il est conseillé de rédiger un document de 3 pages maximum. Dans ce document, vous énumérerez tout ce qui vous étonne. Il faudra également faire mention de ce que vous observez, ce qui fonctionne bien, ce qui ne marche pas, ce que vous ne comprenez pas et ce qu’il faut améliorer.
Modèles de présentation d’un rapport d’étonnement
Nous avons préparé pour vous deux modèles d’organisation d’un rapport d’étonnement que vous pourrez utiliser pour rédiger le vôtre.
Premier Modèle
1/ À propos du process de recrutement
Détaillez chaque étape du process et précisez votre ressenti :
- Lecture de l’annonce/ du site Web/ de la doc disponible ou pas ;
- Prise de contact ;
- Premiers échanges ;
- L’entretien ;
- Durée du process ;
- Qualité des interlocuteurs
2/ Par rapport à votre intégration
- Jour d’arrivée
- Équipe
- Matériel
- Locaux
3/ Sur votre périmètre du poste et l’organisation
- Ce qui vous a étonné, surpris ;
- Tout ce que vous avez appris ;
- Les suggestions et points à améliorer.
Deuxième Modèle
- Nom :
- Prénom :
- Poste occupé :
- Date d’entrée dans l’entreprise :
- Durée de la période d’essai :
- Type de contrat : CDD CDI Stagiaire
Point sur l’accueil dans votre nouvel environnement
- Ce à quoi vous vous attendiez :
- Les choses qui vous ont agréablement surpris :
- Ce qui vous a déçu :
Les points forts et les axes d’améliorations
au sujet du :
- Processus de recrutement ;
- L’organisation et la communication en interne ;
- Des relations inter-collaborateurs ;
- Les rapports avec les managers ;
- De l’environnement de travail ;
- Les outils mis à votre disposition ;
Autres éléments constatés que vous souhaiteriez mettre en avant ici :
Date de retour au manager :
Signature
En gros, ces deux exemples vous présentent les grandes lignes d’un rapport d’étonnement. Vous pourrez vous en inspirer pour la rédaction de votre document. C’est à vous seul d’organiser votre propre rapport d’étonnement. Vous avez la possibilité de changer certaines rubriques que vous jugez inadéquates.
Pour conclure, le rapport d’étonnement est un journal de bord dans lequel, en tant que nouvelle recrue, vous avez la possibilité de noter librement vos remarques et appréciations. Il s’agit en effet d’un document stratégique de la direction des ressources humaines. Ceci parce qu’il a pour objectif de montrer les forces et les faiblesses de l’entreprise sur divers domaines, et de l’aider à l’amélioration. Voilà pourquoi sa rédaction doit suivre un canevas particulier et surtout rester dans un ton positif.
Dans certains cas, la hiérarchie pourra vous faire remplir un questionnaire. Dans le cas contraire, il vous est loisible de produire votre rapport librement dans la limite de 3 pages.
