Comment faire un rétroplanning ?

Vous êtes à la tête d’un projet ou d’un événement ? Vous souhaitez gérer avec efficacité, dans les délais impartis un projet d’entreprise ? Vous voulez mettre en place un système de coordination sans faute ? Créer un rétroplanning est essentiel pour atteindre ces objectifs. 

Découvrez dans ce nouveau guide, qu’est-ce qu’un rétroplanning, comment le réaliser et quels sont les outils qu’il faut utiliser. 

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Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Le rétroplanning est un outil de gestion de projet grâce auquel, le porteur de projet peut avoir une vue d’ensemble des étapes indispensables à sa bonne réalisation. Il s’agit d’une répartition sur la durée, mais aussi d’un schéma global du projet en question sous la forme d’un calendrier. 

Un rétroplanning, à la différence d’un planning classique, est créé à partir d’une date de fin de projet. En créant un rétroplanning, il est nécessaire de procéder au découpage du projet en tâches et sous tâches. Cela permet une coordination efficace du travail des équipes impliquées, dans le temps qui leur est imparti.

Quels sont les avantages d’un rétroplanning ?

Mettre en place un rétroplanning offre de nombreux avantages en gestion de projets. Grâce à la planification en sens inverse, vous serez mieux préparé à la réussite de votre projet et à en poser les jalons. Il vous aidera en outre à identifier les points saillants sur lesquels vous devrez mettre plus d’énergie et de créativité afin d’atteindre des résultats plausibles. Voici quelques avantages d’un rétroplanning : 

Clarification des objectifs 

Le rétroplanning commence par la date de fin souhaitée du projet, ce qui oblige les parties à se concentrer sur l’objectif final. Cela contribue à clarifier les attentes et les priorités du projet.

Gestion du temps 

En travaillant à rebours à partir de la date de fin, le rétroplanning vous permettra de déterminer les échéances intermédiaires nécessaires pour atteindre le résultat final. Ce qui vous aidera à gérer efficacement le temps et à éviter les retards. 

Identification des dépendances 

Un rétroplanning permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, ce qui facilite la gestion des ressources et l’atteinte des objectifs. De plus, créer un rétroplanning aide à comprendre quelles étapes sont prioritaires par rapport à d’autres, ou à savoir quelle tâche doit être accomplie avant qu’une autre ne puisse commencer.

Allocation des ressources 

En planifiant dans le sens inverse, vous pouvez également déterminer quand et comment allouer les ressources nécessaires à chaque étape du projet. Cela aide à optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Le rétroplanning fournit également un cadre clair pour suivre la progression du projet. Si une étape prend plus de temps que prévu, il est plus facile d’ajuster le calendrier en conséquence en modifiant les dates de début des tâches ultérieures.

Communication améliorée 

Un rétroplanning est un outil de communication utile pour partager la vision du projet avec l’équipe et les parties prenantes. Il permet à chacun de comprendre comment les différentes étapes du projet sont liées et comment elles contribuent à l’objectif global.

Gestion des risques 

L’identification des dépendances permet une planification proactive. Ainsi, le rétroplanning aide à anticiper les risques potentiels et à élaborer des plans d’atténuation pour les éviter ou les gérer en cas de besoin.

Comment faire un rétroplanning ?

Puisque vous avez déjà connaissance de la valeur d’un rétroplanning, voyons à présent comment en créer un. Bien qu’il soit différent d’un planning classique, il n’en demeure pas moins qu’il inclut la date de début et la date de fin du projet, les jalons et les diverses tâches. Il intégrera aussi un diagramme de Gantt similaire. 

Identifiez votre objectif ou livrable

Définissez clairement ce que vous souhaitez accomplir et la date d’échéance à laquelle vous devez atteindre cet objectif. Il est nécessaire de savoir s’il est réaliste et réalisable. Fixez ensuite à laquelle il devra être livré.

Découpez votre projet en tâches et sous-tâches

Identifiez toutes les tâches nécessaires pour atteindre votre livrable. Vous devez aussi récupérer toutes les étapes intermédiaires. Puis assurez-vous de les décomposer en étapes spécifiques et réalisables. Il peut être utile de les regrouper par catégories ou phases du projet. Après avoir regroupé tâches et sous-tâches vient ensuite le moment de fixer une deadline pour chaque étape.

Estimez la durée de chaque tâche 

Pour chaque tâche, estimez le temps nécessaire pour la compléter. Cette estimation doit être réaliste et basée sur votre expérience ou sur des informations fiables.

Attribuer des responsables à chaque tâche

Il est impératif que pour chaque tâche vous ayez un responsable désigné. Il sera non seulement le point focal, mais aussi le rapporteur qui va vous permettre de voir d’éventuels manquements. Cela permet en outre de faciliter la communication dans les équipes. Gardez à l’esprit qu’une même personne pourrait être responsable de plusieurs tâches et sous-tâches.

Établissez une date de début pour chaque tâche 

À partir de la date d’échéance finale, commencez à inscrire les dates de début pour chaque tâche en tenant compte des dépendances. Assurez-vous que chaque tâche précède la suivante de manière logique. Cela vous permettra également d’entrevoir quel est le nombre de personnes nécessaires pour réaliser une tâche.

Ensuite, créez un calendrier. Utilisez un outil de gestion de projet tel que Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, ou un tableau blanc, pour créer votre rétroplanning. Créez une ligne pour chaque tâche avec des colonnes pour les dates de début, les durées et les dates de fin.

Rangez les tâches à l’aide d’un diagramme de PERT

Après avoir dressé la liste des tâches et attribué une marge temps pour chacune d’elles, il faut à présent les ranger par ordre chronologique. Grâce au diagramme de PERT vous pourrez classer vos tâches de façon interdépendante, pour obtenir un réseau de tâches. Cette technique vous permet de visualiser facilement les tâches qui s’enchevêtrent, quels sont les liens entre elles. Le diagramme de PERT vous permet de passer à la conception de votre rétroplanning à l’aide du diagramme de Gantt.

Projetez les dates de fin pour chaque tâche. Calculez la date de fin en ajoutant la durée à la date de début. Assurez-vous que les tâches se chevauchent lorsque cela est possible pour optimiser le temps.

Révisez et ajustez

Passez en revue votre rétroplanning pour vous assurer qu’il est réaliste et réalisable. Si vous constatez des problèmes de ressources ou de délais, ajustez votre plan en conséquence.

Suivez l’avancement

Une fois que vous avez commencé à travailler sur le projet, assurez-vous de mettre à jour régulièrement votre rétroplanning pour savoir l’avancement réel. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Communiquez enfin votre  rétroplanning aux différents membres de l’équipe et toutes les parties prenantes, afin qu’ils aient une compréhension claire de la chronologie du projet.
Un rétroplanning est un outil précieux en matière de gestion de projet. C’est l’un des atouts principaux d’un chef projet. Il vous permet de visualiser l’ensemble du processus et de rester organisé tout au long de la réalisation de votre objectif. Pour en réaliser un, cet article vous a fourni les bases, à vous de les exploiter à bon escient.